DOCUMENTAZIONE

Come funziona

Accesso IDEM

Il servizio GARR WebMeetings è una risorsa della federazione di identità IDEM, pertanto non è necessario registrarsi per poter usufruire del servizio ma è sufficiente accedere direttamente utilizzando il proprio account istituzionale selezionando il nome dell’ente durante la procedura di login.

Il solo possesso di un account IDEM potrebbe non essere sufficiente ad utilizzare il servizio. È necessario che il proprio istituto di appartenenza sia stato autorizzato dal fornitore del servizio, ovvero il Consortium GARR.

Per richiedere l’utilizzo del servizio fare riferimento alla sezione Utilizzo del servizio.

Prenotazione

Webmeetings è dotato di 13 stanze virtuali di cui 1 di tipo Gold e 1 di tipo Platinum. Ogni stanza virtuale è caratterizzata da una capienza predefinita in termini di numero di utenti. Le aule standard hanno capienza di 5, 10, 25 e 60 posti. Le aule di tipo Gold e Platinum sono pensate per eventi ad alta partecipazione, e hanno capienza di 200 posti.

Nota

Ogni utente host occupa un posto al pari di un utente relatore o partecipante

Prima di tenere un meeting in stanza virtuale è necessario procedere con la prenotazione della stanza desiderata attraverso il Calendario.

Disponibilità dell’aula

Effettuata la prenotazione, verrà generato automaticamente l’indirizzo di accesso all’aula, che sarà effettivamente disponibile 30 minuti prima dell’orario di inzio indicato in fase di prenotazione; allo scadere della prenotazione saranno concessi ulteriori 30 minuti per eventuali ritardi, scaduti i quali, la sessione terminerà automaticamente senza preavviso.

Utente ospitante (moderatore) e partecipante

L’utente che ha effettuato la prenotazione sarà l’utente ospitante dell’aula per la durata del meeting prenotato. Egli ha anche la possibilità di nominare preventivamente un secondo utente ospitante attraverso la condivisione del link indicato dall’apposita voce nel menù Gestisci della pagina di dettaglio della prenotazione. Ulteriori utenti ospitanti possono essere nominati direttante dall’interno dell’aula virtuale durante il meeting.

I partecipanti possono essere sia utenti registrati che utenti guest (utenti non regisrati).

Apertura dell’aula

Non appena la stanza virtuale è resa disponibile, l’utente ospitante riceverà un’e-mail di notifica e potrà accedervi. I partecipanti potranno accedervi secondo la modalità selezionata.

Cancellazione della prenotazione

La prenotazione può essere annullata prima che l’aula venga aperta.

Estensione live della prenotazione

Previa disponibilità dell’aula virtuale, durante un meeting in corso la prenotazione può essere estesa in tempo reale a scaglioni di 30 minuti, e prima che l’aula venga chiusa. L’estensione della prenotazione può avvenire dal menù Gestisci nella pagina di dettaglio della prenotazione dalla propria area personale.

Accesso partecipante all’aula virtuale

Sono previste tre modalità di accesso partecipante all’aula virtuale; esse sono:
  • Utenti IDEM e accesso ospite, senza approvazione: Utenti non autenticati (ospiti) o autenticati via IDEM possono entrare direttamente nell’aula virtuale senza approvazione dell’ospitante.

  • Utenti IDEM e accesso ospite, con approvazione: Utenti non autenticati (ospiti) o autenticati via IDEM possono entrare nell’aula virtuale solo su approvazione dell’ospitante.

  • Solo utenti IDEM, no accesso ospite, con approvazione: Solo utenti autenticati via IDEM possono entrare nell’aula virtuale su approvazione da parte dell’ospitante. L’accesso non autenticato (ospite) non è consentito.

L’ospitante invece dovrà necessariamente autenticarsi via IDEM.

Indipendentemente dall’opzione scelta, è possibile impostare un passcode di accesso da comunicare agli utenti che parteciperanno al meeting.

Modalità aula virtuale

È possibile prenotare un’aula virtuale scegliendo tra due modalità Videconferenza e Webinar. Tale modalità si riferisce al layout della stanza virtuale e ai privilegi del partecipante:

Videconferenza

Webinar

Ruolo default utente

Relatore

Partecipante semplice

Audio

Abilitato per default

Assegnato dall’ospitante tramite alzata di mano

Video

Abilitato per default

Assegnato dall’ospitante

Condivisione contenuti

Abilitato per default 1

Consentito solo ai relatori e ospitanti 2

Layout stanza

Ottimizzato per la discussione

Ottimizzato per la presentazione

Le aule con un numero di posti inferiore o uguale a 10 sono impostate per default in modalità Videoconferenza e accesso Utenti IDEM e accesso ospite, con approvazione, viceversa le aule con capienza maggiore sono impostate per default in modalità Webinar e accesso Utenti IDEM e accesso ospite, senza approvazione. Tale configurazione può però essere personalizzata nella sezione di Configurazione avanzata in fase di prenotazione.

1

L’utente partecipante è promosso automaticamente a relatore, e in quanto tale gode del diritto di condivisione.

2

L’utente partecipante semplice non può condividere contenuti, ma è possibile concedere il diritto di condivisione promuovendo il partecipante a relatore.

Videoregistrazione del meeting

Dal menu Riunione dell’aula virtuale è possibile avviare e fermare la videoregistrazione del meeting. Dopo la chiusura della stanza, le regitrazioni risulteranno accessibili per la riproduzione o conversione/download in locale dalla pagina relativa alla prenotazione nella propria area personale. Le prenotazioni relative ad una data precedente a quella odierna sono elencate nella sezione archivio.

Le prenotazioni saranno mantenute per un massimo di 28 giorni, dopodiché saranno cancellate definitivamente senza possibilità di recupero.

Per maggiori informazioni leggere il tutorial relativo alla Gestione registrazioni.

Chiusura anticipata dell’aula

Nel caso il meeting fosse terminato prima dell’orario programmato, è possibile chiudere anticipatamente l’aula virtuale dal menu Gestisci della pagina di dettaglio della prenotazione.

Connessione telefonica (SIP)

In fase di prenotazione (nel tab Configurazione Avanzata), o successivamente ma prima dell’apertura della stanza, è possibile richiedere una numerazione telefonica da associare all’aula virtuale al fine di consentire la partecipazione al meeting di persone che non dispongono di altri mezzi (PC o app mobile). Confermata la richiesta di connessione telefonica verrà generato automaticamente un numero telefonico (e quindi una SIP conference room) che risulterà attivo solo nel periodo di tempo indicato in prenotazione. L’accesso sarà protetto da un PIN segreto fornito con il numero telefonico.

Per ulteriori informazioni su come gestire una connessione telefonica in aula virtuale accedere alla relativa guida.

Si consiglia di utilizzare la connessione telefonica solo se non si dispone di alternative come l’accesso da PC tramite browser o applicazione, o da smartphone e tablet tramite apposita app.

Nota

La numerazione telefonica associata al servizio GARR WebMeetings è una numerazione di telefonia fissa con prefisso 06 (Roma), pertanto i costi di chiamata sono normati esclusivamente dal proprio piano tariffario telefonico al pari di qualsiasi altra telefonata su Roma.

Come usare l’aula virtuale

Le istruzioni di utilizzo dell’aula virtuale sono sintetizzate nei link seguenti, a seconda del tuo ruolo:

  • Utente Ospitante: è l’organizzatore dell’evento, colui che ospita, gestisce e modera il meeting avendone il pieno controllo dell’aula virtuale.

  • Utente Relatore: autorizzato dall’ospitante, è colui che presenta un contenuto multimediale (ad esempio slide) avendo il solo controllo del box di condivisione.

  • Utente Partecipante: è colui che segue il meeting e che dovrà «alzare la mano» per intervenire verbalmente.

  • Utente Partecipante: è colui che segue il meeting e che dovrà «alzare la mano» per intervenire verbalmente.

Aule demo

È possibile eseguire un test di accesso alle aule virtuali usando le stanze demo: